Waarom factureren?

Een factuur is meer dan een schriftelijke uitnodiging tot betalen. Het is een belangrijk bewijsdocument voor de btw en is bij gevolg dus onderworpen aan strikte wettelijke regels.

Speciaal voor jou zetten we even al die regels op een rijtje:

• Een factuur dient te worden opgesteld in de taal van het gebied waar de zaak is gevestigd. Ligt je zaak op Vlaams grondgebied? Dan dient je originele factuur dus opgesteld te zijn in het Nederlands, ook al is hij bestemd voor een Frans-, Duits-, Engels-,… talige klant. Je mag uiteraard altijd een bijkomende vertaling bij je factuur steken om misverstanden met de klant te voorkomen.
• Je moet een factuur telkens in tweevoud opmaken. Een exemplaar voor de klant en een exemplaar voor jezelf.
• Je moet je facturen 7 jaren bijhouden. In uitzonderlijke gevallen kan dat zelfs 15 jaren zijn.
• De btw wetgeving verplicht je te facturen op uiterlijk de 15e werkdag van de maand volgend op de maand waarin de prestaties werden geleverd en waarin de btw dus opeisbaar wordt. Wanneer je te laat factureert, riskeer je een fiscale sanctie, m.a.w. een boete.

Wat moet er allemaal op een factuur staan?

• Zorg dat er bovenaan altijd goed leesbaar factuur staat, dit om misverstanden te vermijden.
• De datum.
• Het volgnummer van de factuur. Deze nummering moet steeds opeenvolgend zijn. Elke factuur moet een nummer hebben gelijk aan het vorige factuurnummer + 1.
• De prefix kan je zelf kiezen. Veelal wordt hier het jaartal voor genomen, vb: 20210001
• Creditnota’s kunnen een eigen nummering volgen of de gewone factuurnummering volgen.
• Identificatie van je klant (naam, btw nummer, adres).
• Je bedrijfsgegevens als leverancier (naam, btw nummer, adres).
• De uiterste betaaltermijn. De maximaal toegestane termijn is 30 dagen, maar probeer hem zo kort mogelijk te houden!
• Een beschrijving van de goederen of diensten die werden geleverd.
• De prijs, het BTW percentage en de totale BTW.

Moet je altijd een factuur opmaken?

Eigenlijk dien je alleen facturen te maken voor klanten die zelf een bedrijf runnen en een ondernemingsnummer hebben. Voor particuliere klanten is het vaak handiger om een dagontvangstenboek bij te houden.

Heb je hier meer vragen over? Neem gerust contact op met Bram